Fiches techniques / cahier des charges
Cahier des charges
Les déplacements
Nos départs se font depuis la ville de Bagé-la-ville (01380) où se trouve notre matériel, mais à l’occasion, certaines dates sont intégrées à des tournées et ainsi nous réduisons les frais de déplacements.
Les frais de déplacements sont à votre charge: ils sont calculés en additionnant le carburant et les frais de péage et repas éventuels que notre voyage engendre, tout simplement !
Véhicule
Notre véhicule est un 4x4 avec une remorque à chevaux et nous devons pouvoir accéder facilement au plus près du lieu d'animation afin de pouvoir décharger notre matériel. Si les chemins d’accès devaient être étroits, merci de nous en faire part. Aussi, notre véhicule contient notre matériel de travail. Ainsi, durant toute la durée de l'animation nous devrons pouvoir le garer dans un lieu sécurisé et façilement accessible.
Nous apprécions qu’une place lui soit réservée près du lieu d’intervention et d’hébergement.
L'installation
L’installation de notre matériel prendre du temps, nous aurons par conséquent besoin d’avoir accès au lieu d'intervention avant le début des animations(le matin même ou la veille). Notre campement avec sa tente occupe un espace de 30m².
Les ateliers & spectacles ne sont pas animés dans les tentes mais devant. Les tentes et l’ensemble du campement sont un décor et un lieu de stockage pour notre matériel.
Une pièce devra être réservée aux animateurs afin qu’ils puissent se changer. Un accès aux toilettes et à l’eau courante devra être prévu.
Programmation
Nous apprécions que le programme de l'intervention soit établi et communiqué en avance : l’heure de début des animations, le programme général, les temps de repas ... Avoir connaissance du programme général nous permets d'organiser nos interventions aux mieux et de savoir comment s'adapter en cas de retard, imprévus ...
Si vous avez des difficultés pour établir le programme, n’hésitez pas à nous solliciter, nous vous aiderons avec plaisir.
Logement
Dans le cadre d’un déplacement important, nos animateurs devront être logés la veille et/ou le soir même. Chacun devra pouvoir trouver un lit propre avec draps et couvertures. Nos animateurs peuvent être logés à l’hôtel, en gîtes, chambre d'hôte ou hébergés ensemble chez l’habitant.
Restauration
Nos animateurs ont besoin de repas chauds, équilibrés et conséquents afin d'être au maximum de leur capacités pour la réussite de la journée. S’ils sont arrivés la veille au soir, le repas et le petit déjeuner sont également à votre charge, ainsi que celui du soir du jour d’intervention s’ils repartent le lendemain matin. Les repas peuvent être pris chez l’habitant si vous le souhaitez. Dans le cas contraire une indemnisation de 18€ par repas et par animateur et de 8€ par petit déjeuner et par animateur sera facturée.
Météo et intempéries
En cas de mauvais temps (pluie, vent), les tentes ne pourront être installées pour des raisons de sécurité. L’Oriflamme se réserve le droit de décider si les tentes peuvent être montées en toute sécurité ou si elle doivent être démontés d'urgence.
Les tentes ne sont en aucun cas un lieu de repli en cas de pluie.
Paiement et facturation
Nous demandons le versement d’un acompte de 50% du montant total TTC pour valider notre venue dans votre établissement. Le reste de la facture sera réglé à notre arrivée une fois le matériel d'animation en place par chèque ou virement bancaire.
Dans le cas ou nous n’aurions pas pu monter le campement pour des raisons météorologiques, le prix de celles-ci sera déduit de la facture finale. Des frais d’hébergement ou de restauration peuvent être rajoutés sur la facture finale si ces derniers n’ont pas été pris en charge par l’organisateur.
Pour toutes questions ou précisions, n'hésitez pas à nous contacter